即时通讯软件会取代电子邮件吗

2020-05-10

19世纪70年代,电子邮件诞生,但由于Arpanet网络生态的限制,直到八九十年代互联网的兴起才被广为流传。在同世纪的90年代,即时通讯软件产品”ICQ”在三个以色列青年的手上诞生,2年后ICQ注册用户达到1200万(据记载,最早的即时通讯形式是柏拉图系统,在1970年早期)。至今,电子邮件和即时通讯被广泛应用于各种生活场景,在企业中更是起着不可或缺的作用。

电子邮件

常见的电子邮件有Gmail、Hotmail等,工作中多用于内容确认、通知等场景,电子邮件具有正式得体、内容条理清晰和记录可查等特点。

邮件是一种较有仪式感的信息传递形式,尽管邮件内容不尽相同,但整体格局、元素和风格等内容几乎都被一致认可,也可以称之为”规矩”,邮件从而显得正式且得体。

对信件来说,不管写信还是读信,文字内容一定是分量最重的,电子邮件也一样。加上电子邮件没办法做到信件一样半道拦截销毁再重写,所以电子邮件的”发送”显得额外的重要,因此在邮件编写过程中,对内容的编写通常都会比较严谨且认真,从而使邮件本身内容更出彩。而且邮件秉承着永久保存的特点,在工作中如果出现的意见冲突或扯皮的情况,可以通过查邮件内容来定责或指引工作。

即时通讯软件

常见的即时通讯软件有有度即时通、Skype等,即时通讯最重要的特性是”即时”,在工作中能将沟通的信息快速、准确、安全的传达,而且提醒及时,最大程度的提高沟通的效率。即时通讯软件可以同时打开多个窗口且可以通过点击、快捷键进行快速窗口切换,实现多任务作业的效果,一定程度上提高沟通效率和降低沟通成本。

有度即时通讯软件聊天界面

随着企业需求的不断变更和调整,即时通讯软件也逐渐拥有更强大的功能和体验。现在的即时通讯软件除了核心的沟通能力,还有许多实用能力,例如广播消息、聊天记录永久保存、审计追查等。

当前大环境下的即时通讯软件还拥有另一种能力–应用集成。因为企业的业务很多,所以可用到的应用类型和数量也并不少,为了提高企业工作效率,即时通讯可以将其他应用入口集成到一起,实现企业门户的效果,从而提高即时通讯的可用性,但更重要的还是提高使用者的工作效率。

有度即时通讯软件应用集成

各司其职更好的辅助工作

结合上述内容,我们看下电子邮件和即时通讯在真实工作场景中是怎么用的。

1.即时通讯场景,例如日常沟通、通知;平时交流的时候即时通讯软件可以快速打开聊天窗口输入信息,很快的开展或者完成一次沟通,相比写邮件来的快且方便;而通知则可以通过即时通讯的广播消息、群组会话等方式第一时间提醒成员阅读,能更好地保障通知的时效;

2.电子邮件场景,例如汇报、任务调配;通常汇报内容是严谨且正式的,当然是通过邮件方式进行;任务调配或者确认工作的相关内容建议也是通过邮件进行,因为每一封邮件都有一个主题且邮件内容较为清晰明确,可以很好的避免后期双方争执或扯皮的情况;

3.结合场景,例如休假请示;某些情况下我们在发邮件之前是需要先进行一些沟通的,例如向领导请假,需要先沟通确认再以正式的邮件申请,像这样邮件前的沟通就建议用即时通讯,否则以邮件的形式来回几次的沟通,可能都过了需要休假的时间。

综合来说,即时通讯软件是”多功能和效率”,电子邮件是”正式和严谨”,可用性没有前后之分,它们都是工作的”利器”。合适的工作场景用合适的工具,各司其职才能更好的辅助工作。