后疫情时代企业如何高效复工复产,提高员工工作效率的十件事

2020-11-17

随着疫情防控形势的持续好转,众多行业已经加快了”复产复工”的步伐,如何高效复工复产,释放员工战斗力提高工作效率成为企业关注焦点。如今,员工在办公室花费的时间越来越多,通常每周工作肯定超过了40小时。但是,增加工作时间并不一定能提高工作效率。

那么,领导者如何在提高员工办公效率的同时又节省时间呢?这是可以在办公室提高员工工作效率的十件事。

1、不要害怕委托

虽然此技巧似乎最明显,但通常最难付诸实践。一般领导者希望直接掌握与公司事务相关的一切,自己检查每个小细节而不是委派每个工作人员,这会浪费个人的宝贵时间。

相反,应将责任交给合格的员工,并相信他们会很好地执行任务。这能使员工有机会获得技能和领导经验,最终使公司受益。

2.将任务与技能相匹配

了解员工的技能和行为方式对于最大化效率至关重要。例如,一个外向的,有创造力的,开箱即用的思想家可能是一个向客户推介想法的最佳人选。但是,如果给他们更多的规则密集型,面向细节的任务,他们可能会感到困难。

要求员工样样精通其实是低效的,相反,在给员工分配任务之前,请问自己:这个人是否能很好完成这项任务?如果不是,请找到其他技能和风格符合需求的人。

3.有效沟通

每个领导者都知道,沟通是提高生产力的关键。科技使我们能够仅通过单击按钮(或者说点击屏幕)来相互联系–这自然意味着当前的交流方式是尽可能高效的,对吧?其实不然,麦肯锡的一项研究发现,电子邮件可能占用员工近28%的时间。事实上电子邮件被认为是工人第二大最耗时的活动(仅次于他们的工作任务)。可以尝试使用企业即时通讯软件(例如有度即时通)来更快地进行团队沟通,而不是仅仅依靠电子邮件。还可以鼓励员工偶尔采用更陈旧的联系方式,例如语音对语音交流、快速会议或打电话,可以解决可能要花费数小时反复回复邮件的问题。

4.保持目标明确和专注

如果员工没有明确的目标,就不要指望他们能提高效率。如果目标没有明确定义且实际上无法实现,那么员工的生产力将会降低。因此,请尝试确保员工的工作尽可能清晰明了,让他们确切地知道您对他们的期望,并具体告诉他们此任务将产生什么影响。

一种方法是确保您的目标是符合SMART原则(具体,可衡量,可实现,现实和及时)。在为员工分配任务之前,请思考任务是否符合上述原则。如果不是,请思考如何调整任务以帮助您的员工保持专注和高效。

5.激励员工

激励员工提高工作效率的最好方法之一就是让他们知道做这件事的理由。认可员工做得好会使他们受到鼓舞,并激励他们继续提高生产率。

在决定如何奖励有效率的员工时,请确保考虑到他们的个人需求或偏好。例如,某些员工偏向被公开表扬,而有些则会更喜欢私人的一句”谢谢”。除了简单的感谢之言,您还可以尝试以下一些激励措施:

  • 带薪休假:为员工提供额外的带薪休假。
  • 带他们出去吃饭:可以带团队出去吃午餐,晚餐或提供下午茶,甚至允许他们提早离开工作岗位。
  • 发送手写便笺:写亲笔便签以表明认识到员工所做的出色工作,还可以使用私人时间去感谢他们的工作付出,以表现您的重视程度。
  • 懒惰星期一优惠券:另一个选项是”懒惰星期一”优惠券,它使员工可以在星期一早上迟到。
  • 告诉老板:如果向团队或团队成员发送电子邮件感谢他们的工作,请考虑在电子邮件中抄送给老板。
  • 尝试健康计划:考虑实施工作场所健康计划,以减少患病天数并减少公司的整体健康保险支出。

6.减少多余的任务

如果可能的话,当他们专注于更大的目标时,尽量不要给他们做较小,不必要的任务。看一下团队 的日常工作,看看是否有什么可以削减的,以使员工有更多时间专注于更高优先级的任务。

例如,如果员工要求为主管写每日报告,但主管通常没有时间阅读报告,请考虑减少字数要求。

7.培训和发展员工

减少培训或将其全部削减,似乎是节省公司时间和金钱的好方法(毕竟有人说工作中学习是有效培训)。但最终可能适得其反,强迫员工即时学习其工作效率极低。

因此,不要让员工随意地在零指导下完成任务,而要多花一天的时间来教他们完成工作所需的技能。这样,他们可以着手完成任务,而您的时间不会浪费在回答简单的问题或纠正错误上。

经过最初的培训,鼓励员工不断发展。帮助他们扩大技能范围将建立更先进的员工队伍,从长远来看,这将使公司受益。您可以通过多种方法来支持员工的发展:个别的教练,讲习班,课程,研讨会,培训或指导,甚至只是增加他们的职责。提供这些机会将为员工提供其他技能,使他们能够提高效率和生产力。

8.拥抱远程办公

允许员工在家工作似乎效率低下–毕竟,如果没有人看管他们,如何保证他们仍然能够保持工作效率?但是,事实恰恰相反(事实上,研究表明,在家工作的人的生产率比办公室员工高13%)。让您的员工进行通勤可以节省他们原本会浪费的时间。

例如,假设一名员工病得很重而无法上班(或者只是担心让同事生病),但仍然可以提高工作效率。如果您不允许他们在家工作,他们将被迫休病假并完全跳过工作。或者,如果您的员工不得不等待2-4个小时才能修复冰箱,则强迫他们错过一整天的工作,那根本就没有效率。而是让您的员工在家工作,以便他们可以最大限度地利用自己的时间。

9.互相给予反馈

如果员工不知道自己办公工作效率低下,就没有意识需要提高效率,这就是为什么绩效评估必不可少的原因。评估员工的绩效,然后举行单独的会议,让他们知道他们的出色表现,以及他们需要从事哪些领域的工作。

提高员工工作效率并不仅仅是他们能做得更好,也有某些责任落在了领导者身上。在对员工进行评估后,问他们可以做些什么来帮助他们改善自己。也许他们希望对某些任务有更多的指导,或者希望有更多的创作自由空间。征求反馈意见不仅可以为您提供清晰、直接的方式来帮助您的员工改善工作,还可以鼓励一种公开对话的文化,这种文化将随着时间的推移不断发展。

10.大局观

从长远来看,现在看来回报率低的事情可能实际上是有利。因此,在否决明显的时间浪费的事情之前,请先问问自己,这如何使公司受益。

当然,一个好的协同办公平台也是大大提高了员工的工作效率,如有度即时通讯解决方案可以为公司和员工节省大量的时间。有度为企业解决办公痛点问题,私有化部署,安全可控,助力企事业单位高效远程办公。


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